企业合规管理之档案管理

企业合规管理之档案管理

企业档案，是指企业在研发、建设、生产、经营和服务等活动中直接形成的对国家、社会和企业具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录，是企业知识资产和信息资源的重要组成部分，在企业管理运行、科技创新、产品开发、市场开拓、维护权益、留存历史、传承文化等方面起着基础性支撑性作用。

一、企业档案管理现状

1、企业对档案管理意识薄弱，缺乏专业管理人员。

企业过于注重业绩及工作效率，缺乏对档案管理工作的重视，未设置专门的档案管理岗位及专业档案管理人才，非专业人员没有经过专业的档案知识培训，对档案的重要性、管理要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，档案管理意识淡薄;或者专业档案管理人员身兼数职，导致对档案工作精力投入不足，日常事务往往只是将材料放入档案盒，没有及时整理归档，致使档案资料内容残缺、真实性不足，严重影响了档案管理水平。

2、企业

企业未配置专用档案柜和档案室，有的企业档案多、档案室狭窄并且杂乱、“十防”设备不配套，引起档案材料霉变、虫蛀，影响档案的美观整洁及完整，不利于档案信息充分服务于企业。

3、企业档案管理手段落后。

随着计算机技术和信息技术在档案整理工作的应用和发展，传统的档案整理技术已经无法满足现在大量电子档案整理的需求，企业档案管理人员专业技能较低，学习档案整理新技术的能力较差，导致工作效率低下，严重影响企业档案管理工作的科学性和规范性。

二、档案管理对企业风险防范的作用

1、企业财务风险。

财务风险贯穿于企业经营管理的全过程，是企业经营风险的集中体现。财务档案是记录、保存着企业各项经济往来的业务活动详情，是企业档案的重要组成部分和重要的信息参考依据和行为证明来源，在防范企业财务风险中具有重要作用。一方面，可以防范化解企业对外投资、担保风险、销售环节的资金风险，有力减少自身呆账、坏账，保持企业资金链的健康通畅;另一方面，可以辅助选择和维护重要客户并识别高风险客户，侧面防控化解企业